TV buenos: enero 2012

¿Cómo llevar y mantener mi E-mail a cero?
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Tener una bandeja de entrada en nuestro correo electrónico sin mensajes que procesar es quizás uno de los más grandes retos para el ejecutivo actual en plena era de la información y de las comunicaciones instantáneas.

Es también un indicativo de qué tanto nos podemos sentir superados por el alto y/o variable flujo de mensajes de entrada que debemos registrar y procesar.

A continuación, compartimos desde el enfoque de la metodología del Getting Things Done®, 3 tips para apoyarnos a lograr el objetivo de mantenernos al día y experimentar la tranquilidad de sentirnos en control de nuestro inbox del e-mail.

1.- No revisar el e-mail como primera actividad en la mañana, ni mantenerlo constantemente abierto.

Este es un consejo en el que coinciden varios blogs del ciber-espacio, así que no hay nada nuevo en esto. Revisar el correo electrónico como primera actividad del día lo llevará a quedarse estancado por un buen tiempo en el proceso. En vez de eso, realice aquella acción del día más importante para usted, o aquella acción que ha estado postergando y debe ser completada. Una vez realizado esto, es el momento de revisar su correo electrónico. Mejor aún, complete 2 o 3 acciones primero. Así mismo, si usted se encuentra constantemente chequeando su e-mail durante el día, o recibe alguna notificación a penas recibe un mensaje en su inbox, usted estará constantemente distraído y no tendrá completo enfoque en las tareas a realizar en su gestión. Establezca una rutina para revisar su correo, por ejemplo, una vez cada hora, dependiendo de sus propias necesidades esta frecuencia puede aumentar o no.

2.- Cuando usted revise su correo electrónico, maneje cada uno, uno a la vez, de inmediato.

Tome una decisión sobre que debe hacerse con cada correo recibido.

2.1.- Es un correo no deseado o un mensaje masivo? Descártelo inmediatamente.

2.2.- Es un correo cuyo contenido es largo y requiere de su atención a través de una lectura detallada? Almacénelo en su carpeta de lectura (o márquelo como un archivo para leer en su sistema de clasificación) o imprímalo para leerlo posteriormente
(cuando esté esperando en una fila, por ejemplo).

2.3.- Si el mensaje requiere una acción, haga nota de ella en su lista de acciones, o en su lista GTD “Para realizar luego”. También anote si necesita revisar la información del correo al momento de realizar la acción. Archive entonces el correo, de manera tal que sea fácil encontrarlo más tarde cuando así lo requiera.

2.4.- Si puede responderlo en dos minutos o menos, hágalo inmediatamente. No lo postergue. Si lo hace, usted terminará con una lista larga de mensajes que responder, y quizás no le alcance el tiempo para hacerlo. Responda rápidamente, de manera concisa y envíelo de inmediato. De esta manera, usted será percibido como alguien responsable y que está al tanto de lo que sucede.

2.5.- Si necesita hacerle seguimiento al mensaje o está esperando por una información para dar respuesta, colóquelo en la lista “Esperando Por”. No lo deje en su carpeta de entrada como un recordatorio.

3.- Tener un sistema simplificado de archivo.

Luego de responder un e-mail o si al finalizar la lectura de uno no necesita respuesta, ni añadirlo a la lista de “Esperando Por”, simplemente archívelo. Clasifíquelo según su sistema, pero hágalo de la manera más sencilla posible. No añada carpetas innecesarias (para tener que revisarlas constantemente). Así encontrará fácilmente cualquier mensaje que necesitase posteriormente.

Tener un E-mail Zen es así de fácil, revisar su correo electrónico en períodos regulares de tiempo, tomar acción inmediata en cada mensaje revisado (o añadirlo a una lista para realizar la acción posteriormente) y archivar los mensajes procesados.

Si hay muchas reuniones un día y se acumulan en la bandeja de entrada, tome un tiempo en cuanto pueda para llevar su bandeja de entrada a cero. La meta es lograrlo por lo menos una vez al dia.

Al principio es posible que requiera de una esfuerzo para hacerlo, pero si lo sigue haciendo por un tiempo se volverá un hábito, el hábito de sentirse limpio y en control.